Hoe pakken wij dit aan?

Onze aanpak verplicht u om vooraf na te denken, vooraleer u met een implementatiepartner in zee gaat. Het grote voordeel is dat u beter in staat zal zijn om verschillende oplossingen & partijen met elkaar te vergelijken en dat u een weloverwogen keuze kunt maken.

Bovendien moet u de analyse die wij in ons selectietraject uitvoeren toch doen: ofwel doet u deze samen met i.deeds, waarbij u nog niet vasthangt aan een bepaalde oplossing, ofwel doet u deze meteen met een implementatiepartner, maar mist u de unieke kans om op basis van de analyse de meest geschikte oplossing en partner kiezen.

Dankzij onze ervaring en aanpak, slagen we er in om tot betere contractuele afspraken te komen met uw toekomstige implementator. De goede voorbereiding uit het selectietraject resulteert in een efficiënter implementatieproject. Ook tijdens het implementatieproject kunt u op i.deeds rekenen: wij volgen het project op langs de kant van de klant en zorgen ervoor dat zowel de klant als de implementator zich aan de gemaakte afspraken houdt, zodat het project kan verlopen binnen de afgesproken scope, binnen de afgesproken tijd en binnen het afgesproken budget.
 

Initiatie

Na een paar verkennende gesprekken: scope afbakenen, welke domeinen zijn in scope, wie worden de key-users, wie maakt deel uit van de projectgroep, etc.

Belangrijke taak weggelegd voor management: project promoten, belang ervan aan iedereen doorgeven

Strategie en doelstellingen, analyse van de bedrijfsprocessen

Op basis van gesprekken met de key-users, brengen we de bedrijfsprocessen en behoeften in kaart. Hierbij verleggen we de aandacht van “tool” naar “proces”:

• Wie doet wat? En waarom?
• Wat loopt goed en wat loopt minder goed?

We vertrekken vanuit de huidige situatie (“as is”) met een projectie naar de toekomst (“to be”).

Uiteraard moet dit alles gekaderd worden binnen de bedrijfsstrategie (missie, visie en waarden).

Lastenboek/RFP

Het lastenboek is een vertaling van de analyse van de bedrijfsprocessen in een beschrijving van de huidige en toekomstige noden en behoeften van het bedrijf.

Om verschillende oplossingen objectief te kunnen vergelijken, vullen we de beschrijving van de noden en behoeften aan met een uitgebreide functionele vragenlijst.

Het lastenboek sturen we samen met de functionele vragenlijst op naar een longlist van mogelijke leveranciers. Met de kennis die we in huis hebben betreffende leveranciers en toepassingen, maken we een voorstel van de longlist, bestaande uit een preselectie van leveranciers:

• zowel binnen- als buitenland
• zowel specifieke oplossingen voor uw sector als generieke oplossingen zoals Microsoft Dynamics 365, SAP, Infor, Salesforce, Oracle, IFS, etc.
• soms ook evaluatie van de huidige ERP-leverancier

Vergelijken offertes longlist

In deze fase vergelijken we de voorgestelde oplossingen van de verschillende potentiële leveranciers. We objectiveren de ontvangen antwoorden en maken ze vergelijkbaar en transparant. Hierbij besteden we de nodige aandacht aan de functionele fit, het financiële plaatje en aan de voorgestelde projectaanpak. Samen beslissen we wie er weerhouden wordt op de shortlist.

Case demo’s shortlist

De partijen op de shortlist krijgen een volledig uitgewerkt demo scenario toegestuurd op basis van de kernprocessen en met uw data. Dit zorgt ervoor dat enerzijds de demo herkenbaar is, en anderzijds dat u beter in staat bent om de verschillende oplossingen met elkaar te vergelijken.

"The proof of the pudding is in the eating ..."

We vragen de partijen dat de demo’s gegeven worden door de consultants die straks het project zullen uitvoeren. Zo kunnen we niet enkel kennis maken met de oplossing, maar ook met het project team dat de implementatie zou doen. Het is cruciaal dat er een “klik” is tussen u en de toekomstige implementator waarmee u een langetermijnrelatie ambieert.

Selectie & negotiatie

Na de demo’s zijn er nog 1 à 2 preferente partijen waarmee we de laatste stap in het selectietraject zetten. Op basis van referentiebezoeken toetsen we verder af hoe de samenwerking met de leverancier verloopt, e.d.

Tot slot schetsen we in de negotiatiefase wat we nu precies willen gaan doen tijdens de eerste fase. Op basis van dit scopedocument wordt een BAFO gevraagd aan de leverancier, worden prijsafspraken gemaakt zowel voor de implementatie zelf, licentieprijzen als onderhoudsprijzen en worden afspraken gemaakt met het team en dit alles voor zowel voor als na het project.

Implementatie

En dan begint het pas echt …

• Stick to the plan
• Aanalyse
• Processen
• Hoe in te richten
• Fit/gap
• Hou vast aan het voorgaande werk!
• Installatie
• Inrichting & eventueel maatwerk
• Opleiding
• Go-live

Tijdens de implementatie is het cruciaal om het project goed op te volgen: projectmanagement mag je niet alleen overlaten aan de leverancier (heeft zijn eigen doelstellingen). Het project moet steeds ook langs de kant van de klant een project manager hebben: ofwel is dit iemand van uw medewerkers, ofwel rekent u hiervoor op een ervaren project manager van i.deeds.